Autora: Aciane Marino
O envio dos reportes regulatórios ao Banco Central não deveria ser tratado apenas como uma obrigação operacional ou como responsabilidade isolada de uma área da instituição.
Inconsistências recorrentes entre datas-bases, divergências entre diferentes documentos regulatórios, elevado número de substituições e descumprimentos dos prazos de entrega são sinais que podem revelar problemas mais amplos: fragilidades na governança dos dados, nos processos de validação, na definição de responsabilidades e na integração entre as áreas.
E esse tema ganha ainda mais relevância diante das exigências trazidas pela Resolução Conjunta 18/2025.
Quando um reporte regulatório referente a determinada data-base apresenta informações incompatíveis com períodos anteriores ou quando as informações constantes de diferentes reportes não são coerentes entre si, o problema não está necessariamente no momento do envio. Muitas vezes, sua origem está muito antes: na captura, classificação, processamento, contabilização, consolidação ou validação das informações.
O mesmo vale para o elevado número de substituições de reportes regulatórios e Cadocs[1].
Embora a substituição seja um mecanismo necessário para correção de informações, sua recorrência deve ser analisada criticamente. Um volume expressivo de substituições pode indicar que os controles preventivos não estão sendo suficientes para assegurar a qualidade da informação antes de sua remessa ao regulador.
Há ainda outro ponto importante: o cumprimento dos prazos regulatórios.
Entregar corretamente, mas fora do prazo, não representa cumprimento integral da obrigação. Da mesma forma, entregar no prazo informações que posteriormente exigem sucessivas correções também merece atenção.
Por isso, atribuir a uma única área toda a responsabilidade pela elaboração, validação e envio das informações pode criar uma falsa sensação de controle. É fundamental que exista uma área claramente responsável pela coordenação do processo, com papéis e responsabilidades bem definidos. Porém, a qualidade da informação regulatória é uma responsabilidade institucional.
Tecnologia, Contabilidade, Riscos, Crédito, Tesouraria, Controladoria, Compliance, áreas de Negócio, Dados e demais áreas envolvidas na geração das informações precisam compreender seu papel na cadeia de reporte. É justamente nesse contexto que as exigências da RC 18/2025 demandam atenção.
Mais do que uma adequação documental, seu atendimento requer governança, processos, controles, dados confiáveis, responsabilidades claramente estabelecidas e capacidade de demonstrar a efetividade dos mecanismos implementados, e os prazos precisam estar no radar das instituições.
A implementação das exigências deve ser tratada como um programa institucional, considerando os prazos de entrada em vigor e os marcos aplicáveis a cada instituição, e não como uma iniciativa a ser iniciada próximo à data-limite, e isso exige um movimento de aculturamento da instituição.
A instituição precisa sair da lógica de que reporte regulatório é responsabilidade de uma única área da instituição para uma visão em que cada área se reconheça como responsável pela qualidade, integridade, consistência e tempestividade dos dados que produz e fornece.
Na prática, algumas ações tornam-se fundamentais:
· Realizar um diagnóstico dos gaps frente às novas exigências;
· Mapear os reportes regulatórios, processos, sistemas, fontes de dados e áreas responsáveis;
· Estabelecer responsáveis pela elaboração, validação, aprovação e envio das informações;
· Criar controles para identificar inconsistências entre datas-bases;
· Implementar cruzamentos entre diferentes reportes regulatórios;
· Monitorar causas e recorrência das substituições;
· Acompanhar tempestivamente os prazos de entrega;
· Definir indicadores de qualidade e conformidade regulatória;
· Elaborar planos de ação para as deficiências identificadas;
· Estabelecer cronogramas com responsáveis, entregáveis e datas claramente definidos; e
· Acompanhar periodicamente a execução desses planos pela governança da instituição.
O cronograma não pode ser apenas um instrumento de planejamento. Precisa ser um instrumento de gestão. Isso significa acompanhar atrasos, dependências, riscos, responsáveis e evidências de conclusão e, escalar tempestivamente os desvios.
A RC 18/2025 reforça uma mudança importante de perspectiva: reportar ao regulador não é simplesmente transmitir um arquivo. É assegurar que a informação enviada seja íntegra, consistente, tempestiva, rastreável e sustentada por uma estrutura efetiva de governança e controles.
Para muitas instituições, o maior desafio talvez não seja tecnológico, mas será promover o aculturamento, envolver todas as áreas, definir claramente as responsabilidades e transformar o reporte regulatório em um processo verdadeiramente institucional e isso leva tempo.
Por essa razão, diagnóstico, cronograma, planos de ação e acompanhamento da implementação não deveriam esperar a proximidade dos prazos regulatórios.
A preparação precisa começar agora. Sua instituição já avaliou o nível de preparação para a RC 18?
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[1] Cadoc (Catálogo de Documentos) é a denominação utilizada pelo Banco Central do Brasil para identificar os documentos e informações regulatórias que devem ser enviados pelas instituições supervisionadas.
